При перевозке грузов общего назначения:
— путевой лист:
* для предприятий и организаций (юридических лиц) — в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»;
* для индивидуальных предпринимателей — в соответствии с Приказом Минтранса России от 30.06.2000 г. № 68 «О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте»;
— копия трудового договора (контракта) — на основании Письма Минтранса России от 17.01.96 г. № АЛ-2/37 «О контроле деятельности индивидуальных предпринимателей» водитель, работающий по найму;
— товарно-транспортная (ые) накладная (ые) на перевозимый груз, которая является основным перевозочным документом — в соответствии с Уставом автомобильного транспорта и Инструкцией о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом.
Товарно-транспортная накладная – является товарораспорядительным документом, состоит из двух разделов — товарного и транспортного.
Товарный раздел определяет отношения между отправителем и получателем груза и служит для списания ТМЦ со склада у грузоотправителя и оприходования их на склад грузополучателя (фактически для списания ТМЦ налоговыми органами принимается только товарная накладная ТОРГ-12 утвержденная Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»).
Транспортный раздел отражает отношения между грузоотправителем — заказчиком автотранспортных услуг с организацией — владельцем этого транспорта, выполняющим перевозку грузов, и служит для учета транспортных работ и расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов и другим сопутствующим работам (транспортный договор).
ТТН составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов (незаполненные поля прочеркиваются). Если на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, ТТН выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.
Как правило, ТТН выписывается в четырех экземплярах.
Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначен для списания ТМЦ со склада. Все нарушения упаковки, размещения и крепления груза в кузове, фиксируются, заносятся водителем в ТТН и заверяются грузоотправителем. Что является юридическим основанием для предъявления претензий к грузоотправителю, и снимают ответственность с перевозчика за возможные повреждения в процессе транспортировки.
Второй, третий и четвертый экземпляры заверяются подписями и печатями (штампами) грузоотправителя, подписью водителя и вручаются водителю.
Второй экземпляр сдается водителем грузополучателю для оприходования ТМЦ. В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В ТТН следует сделать отметку о составлении акта.
Третий и четвертый экземпляры, заверяемые подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются в бухгалтерию транспортной организации.
Третий экземпляр, служащий основанием для расчета платы за перевозку, транспортная организация прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику-заказчику.
Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.
Грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за все последствия неправильности или неполноты сведений, указанных ими в ТТН.